索引号: 002564352/2018-15419 发文时间: 2018-05-17
公开方式: 主动公开 公开时限: 长期公开
文件编号: 发布机构 市商务局
 
市商务局综合档案室被评为“省示范数字档案室”


近日,浙江省档案局公布了2017年全省“示范数字档案室”名单,我局作为市本级2家单位之一成功入围,标志着我局档案数字化管理工作迈上新台阶。

习近平总书记说过,“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案”。自市商务局成立以来,一直以创建“省示范数字档案室”为目标,通过多年努力,逐步实现局机关档案管理的数字化、信息化和网络化。一是领导高度重视,完善规章制度。局领导十分重视档案工作,成立档案管理和档案信息化建设工作领导小组,形成了以主要领导负总责,分管领导主抓,办公室具体负责,各业务处室协助抓的四级档案管理网络,并将档案信息化工作纳入市商务局电子信息化建设的总体规划中;从建立健全档案信息化管理机制入手,出台了《档案工作管理制度》、《档案工作岗位责任制度》、《档案借阅管理制度》、《档案鉴定、销毁和移交制度》、《数字化档案室管理制度》、以及《湖州市商务局(粮食局)文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等制度,有效规范档案管理工作流程,确保档案管理的每一个环节都有章可循,有据可依。二是加大资金投入,落实人员配备。加大数字档案室创建工作的软硬件投入,专门设置标准化档案室,购置档案密集架,配备专用电脑、复印和刻录等设备,通过 “龙宇”专用软件,提升档案管理工作的质量和效率。建立全局范围的兼职档案员网络组织体系,确保从局办到各处室均有专人负责档案收集与整理工作;积极开展档案业务培训,利用机关学习日等活动,组织全局机关干部开展档案业务培训,提高业务能力。三是档案门类齐全,档案数字化率高。从档案种类分,我局综合档案室有文书档案、业务档案、会计档案、行政审批类和特种载体类档案等5大门类,其中文书及行政审批类档案均全部实现数字化,业务和特种载体(如实物档案)档案案卷目录已全部录入“龙宇”软件;从档案数字化率上看,我局综合档案室室藏档案共计1卷,2545件,其中文书档案1579件,业务档案694件,保管期限30年以上档案数量1120件,数字化率高达99.5%。每年按照要求,及时做好档案年报工作,并将局数字化档案向市档案局登记备份中心进行数据备份,确保数据安全。四是加强成果转化,提高利用效率。目前,我局对室藏各类档案均建立文件条目数据库,完成具有长久保存价值的室藏档案的全文数字化扫描,只要通过文件标题、时间、人员等关键词的模糊检索,均能准确查询文件所在年份及文件存放位置,进而可迅速查找到档案的相关信息。认真编写全局全宗介绍,组织机构沿革等反映全局演变过程的事项。详细编制局大事记等综合性档案文档,完整地反映领导活动及年度各处室工作重点任务。

这次我局获评“省示范数字档案室”既是对前阶段局机关档案工作的肯定,又是对下阶段全局提升档案工作提出了更高要求,我局将认真按照省级数字档案室的建设要求,强化电子文件归档和电子档案管理,确保档案数据和信息系统安全,全面提升数字档案服务全市商务工作的能力和水平。

 

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