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索引号:   002565291/2018-00054 发文时间:   2018-10-12
公开方式:   主动公开 公开时限:   长期公开
文件编号:   发布机构:   市政务服务管理办公室
湖州市政务服务管理办公室关于印发数字档案管理制度的通知

各处室、下属事业单位:

为推进市政务服务管理办公室(以下简称“政务办”)档案工作的依法管理,确保数字档案信息安全有效、规范有序,根据《中华人民共和国档案法》和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等有关法律法规,现将政务办档案管理制度印发给你们,请遵照执行。

附件:1、湖州市政务服务管理办公室数字档案室电子文件归档制度

2、湖州市政务服务管理办公室数字档案室档案数字化规程

3、湖州市政务服务管理办公室数字档案室安全保密制度

4、湖州市政务服务管理办公室档案数据网上查询利用制度

5、湖州市政务服务管理办公室档案数据管理维护制度

6、湖州市政务服务管理办公室数字档案鉴定销毁制度

7、湖州市政务服务管理办公室档案数据网和信息设备维护使用制度

 

 

湖州市政务服务管理办公室

数字档案室电子文件归档制度

 

第一条 为了加强对电子公文的归档管理,有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》及国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》,结合我办实际,制定本规定。

第二条 电子公文形成部门应指定专人负责电子公文归档工作,将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。同时保障必要经费投入,改善相应设施条件,以保证电子公文的真实完整、正常运作、安全保管和有效利用。

第三条 本规定所称的电子公文,是指各部门通过市电子政务系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第四条 综合处负责对各部门电子公文归档管理的监督和指导。电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,移交前由形成部门负责,移交后由综合处负责。

第五条 电子公文处理系统必须具有数据导入、导出接口,定期将应归档的电子公文制作脱机备份。

第六条 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第七条 电子公文形成部门必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,利用打印设备打印成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联。

第八条 电子公文的机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。电子公文机读目录的录入必须依据《湖州市机关企事业单位综合档案室电子目录数据库结构与交换格式》的要求进行计算机著录。

第九条 电子公文形成部门应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等,以保证归档电子公文的真实性。

第十条 电子公文形成部门应在电子公文归档时对相关项目进行检查,检查项目包括与纸质公文核对内容、签章,审核电子公文收发文登记表、操作日志及相关的著录条目等,确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动,电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致,处理过程无差错。

第十一条 归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或政府内网上进行交接。

第十二条 通过存储载体进行交接的归档电子公文,移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十三条 归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密,必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十四条 归档的电子公文应按本单位档案分类方案进行分类、整理,并拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。

第十五条 综合处应加强对归档电子公文的管理。提供利用有密级要求的归档电子公文,应严格遵守国家有关保密的规定,采用联网方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十六条 归档电子公文磁性载体每两年抽样机读检验一次,抽检率不低于40%,光盘载体每四年抽样机读检验一次,抽检率不低于10%,发现问题及时采取恢复措施。

第十七条 对于磁性载体上的归档电子公文每四年转存一次。原载体同时保留时间不少于四年。

第十八条 归档电子公文要采用专门的保护设备和保护技术手段,其载体应作防写处理,直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中,温度控制在17-20℃;相对湿度控制在35-45%。

第十九条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除,并应由办公室列出销毁文件目录存档备查。

第二十条 本规定适用于本办机关各处室,下属事业单位可结合实际参照执行。

第二十一条 本规定未尽事宜,参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

第二十二条 本规定由综合处负责解释。

第二十三条 本规定自公布之日起执行。

 

 

湖州市政务服务管理办公室

数字档案室档案数字化规程

 

参照《湖州市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)执行。

 

 

湖州市政务服务管理办公室

数字档案室安全保密制度

 

为保障数字档案的安全保密,特制定本制度。

1.档案员为数字档案室安全保密负责人,本单位计算机技术人员可采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案员做好数字档案安全保密工作,其他工作人员应自觉维护数字档案的安全保密。

2.数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管,不得泄露给他人。密码应定期更改,密码长度应在八位以上,并由数字、大小写字母与符号等组成。

3.数字档案条目和原文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案员应根据数字档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别,并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。

4.数字档案仅限于本单位工作人员查询,外单位人员需经本单位分管领导同意后开放查询。

5.数字档案原文仅供本单位查阅,不得擅自外传。

6.涉密档案不得在网上提供查询。

7.严格控制档案数据网信息接入点,禁止外来计算机在未经许可的情况下接入档案数据网络。

 

 

湖州市政务服务管理办公室

档案数据网上查询利用制度

 

1.数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

2.本单位工作人员经开通个人帐号,网上登录进入数字档案室管理系统查询数字档案。外单位人员查询需经本单位分管领导同意后由档案员执行相应查询操作。

3.本单位个人帐号的数字档案查询范围和相应权限由数字档案室管理员设定。

4.查询限制开放数字档案和纸质档案需在网上提出查阅申请,由档案员审批后提供查询利用,借出纸质档案还需分管领导审批同意后借出。

5.网上数字档案仅供本人查阅,不得外传。

 

 

湖州市政务服务管理办公室

档案数据管理维护制度

 

1.数字档案由专人负责管理和维护,确保档案数据安全。

2.各门类数字档案经质量检查合格后,通过导入和挂接进入数字档案室管理系统,由软件统一管理。

3.修改、删除数字档案必须由档案员执行操作。

4.数字档案应至少制作三套备份(一套硬盘,两套光盘),备份介质分开保管,一套异地保存。

5.档案室应配备专用的电子文件柜,规范存放归档电子文件和数字档案。

 

 

湖州市政务服务管理办公室

数字档案鉴定销毁制度

 

1.数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》,作为鉴定的依据和标准

2.数字档案鉴定工作需在主管领导监督下,由熟悉档案业务的人员和有关职能部门组成鉴定小组,根据档案的不同保管期限,定期对已到保管期限的数字档案,重新进行审查,做出鉴定,提出存毁意见。

3.经鉴定,对已失去利用价值和保存价值的数字档案,需要销毁的,由鉴定小组提出意见,编造销毁清册。

4.档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告,连同数字档案销毁清册,报请主要领导审批同意,并在系统上填写相关审批内容,最后更新档案数据库。

5.数字档案销毁清册要永久保存。

6.严禁任何人、任何部门擅自销毁各类数字档案。

 

 

湖州市政务服务管理办公室

档案数据网和信息设备维护使用制度

 

1.档案数据网属于保密网,应严格控制信息接入点,禁止外来计算机未经许可接入档案数据网。

2.严格按照计算机操作规程进行操作,如遇电脑故障本人无法排除,应及时请技术人员处理,不得随意盲目操作。

3.认真保护计算机设备,保持设备清洁、整齐,禁止在计算机旁安放带电、带热、带水的物品,避免高温及阳光照射计算机,机房温度控制在22℃±5℃,相对湿度<75%。

4.存储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用,禁止带出外面使用,外来存储介质禁止在档案计算机上使用。

5.禁止利用档案计算机访问互联网网站、玩电子游戏或者观看娱乐节目。

 


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